Des innovations au PHW17

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Pour en savoir plus sur SAFE INJECT, consultez l’article de la newsletter #9

Mme MICHEL, cadre supérieur de santé à la Direction de la Coordination Générale des Soins et Mme BRIATTE, cadre de santé chargé de la gestion du pool nous en disent plus sur VALPAReSO.

Comment est née l’idée d’un indicateur de charge en soins ?
"Le projet de mesure de la charge en soins a été impulsé par la Direction de la Coordination Générale des Soins en 2011, alors que l’établissement était en bonne santé financière.
Il s’agissait de mettre en place une répartition de l’effectif, non plus fondé sur la demande des services, mais sur un indicateur objectif actualisé quotidiennement, en fonction de la fluctuation de la charge en soins, ceci dans le but d’optimiser et de répartir équitablement les ressources humaines paramédicales des unités de soins.

Conjointement les tâches logistiques jusqu’alors assurées par les soignants, ont été confiées à des professionnels de la logistique permettant ainsi de recentrer le soignant sur son cœur de métier (activités afférentes aux soins AAS).

Afin de répondre à ces objectifs, l’équipe en charge du projet a choisi et instauré un outil, habituellement utilisé à visée statistique dans les hôpitaux, en le transformant en un outil de management dynamique et réactif au quotidien.

L’innovation consistait à créer une interaction permanente, à la fois qualitative et quantitative, entre les données des Soins Infirmiers Individualisés à la Personne Soignée (SIIPS) relevées par les soignants, et les ressources humaines régulées par l’encadrement, pour en assurer la maîtrise.

De cette idée, est né le logiciel VALPAReSO®. Il a été développé en 2013 et permet aujourd’hui d’évaluer quotidiennement entre 580 et 600 patients répartis sur des services d’hospitalisation de semaine et d’hospitalisation complète de médecine et chirurgie."

Comment fonctionne-t-il ?
"Grâce à la cotation SIIPS faite par les soignants, le logiciel permet de montrer la charge en soins requise pour les patients de chaque service, à travers un coefficient d’occupation, la veille, pour un renfort potentiel, le lendemain.
Le coefficient attendu se situe entre 0.80 et 1.20 et correspond à la charge de travail des professionnels. Chaque jour, sont mis en évidence les quatre services qui ont les coefficients les plus élevés."

D’où vient le renfort ?
"Le renfort provient d’une équipe de remplacement « le pool », structurée à moyens constants.  Il est constitué de 25 infirmiers(ères) et 25 aides-soignant(e)s. Ces soignants assurent le remplacement des absences telles que maladies, temps syndical, formations, récupérations de compteurs … et les renforts d’équipe en fonction des disponibilités et des données de VALPAReSO®."

VALPAReSO® a-t-il un autre objectif ?
"Dans le cadre de restructuration de service, ces données sont utilisées pour modéliser les futures organisations et associations de service. Cela nous permet de calculer les besoins en effectif en termes de qualification et de nombre."

Comment les soignants ont-ils été formés ?
"Les référents SIIPS ont été formés en 2011 suite à une campagne d’information et d’acculturation menée auprès des managers médicaux et de la direction. Depuis, tous les soignants du Groupe Hospitalier exerçant en Médecine Chirurgie Gériatrie de court séjour sont en mesure d’évaluer la charge en soins des patients.
Un module e-learning a été expérimenté et a permis de former 200 soignants fin 2016. Un flyer de rappel des bonnes pratiques a été mis à disposition des équipes pour entretenir leurs compétences. Une journée paramédicale des cadres du GHT a été organisée autour de ce thème."

Comment être sûr qu’il n’y a pas d’erreur ?
"L’exhaustivité quotidienne des cotations des patients, par les soignants, garantie la fiabilité des résultats. Les données sont prises en compte dès lors qu’elles sont supérieures à 90%.
Une fois par semestre dix dossiers par service sont audités pour évaluer la cotation. De manière générale, il apparait que les services ont bien acquis la méthode et peu d’erreurs sont relevées. Dans le cas contraire, le cadre est sensibilisé sur les points erronés."

Quel bénéfice pour les agents ?
"Ce logiciel fait se rejoindre des logiques plurielles :

• Soignantes : il permet de valoriser la charge paramédicale au sein de leur service.
• Médicales : il permet d’obtenir un profil de patient par spécialité et de suivre son évolution.
• Administratives : il permet de connaitre l’intensité de travail des services de soins, de suivre et d’anticiper les évolutions."

Pour conclure, quel avenir ?
"Ce logiciel pourrait être développé sur d’autres entités et notamment sur le GHT afin de faciliter le parcours du patient et connaitre les pratiques entre deux services de soins, dans une volonté générale de traitement équitable des soignants.
Cette année, afin d’améliorer la méthodologie des études nationales de coûts (ENC), l’Agence Technique de l’Information sur l’Hospitalisation (ATIH) s’intéresse  tout particulièrement à l’indicateur SIIPS  et explore la possibilité de son intégration dans les indicateurs nationaux. De par notre pratique de cotation des SIIPS, depuis six années, nous avons été sollicités comme l’ensemble des établissements de santé qui utilise cette méthode et allons transmettre nos données, participant ainsi à la dynamique nationale de valorisation paramédicale des séjours des patients."