Le bureau des entrées fait peau neuve

Le bureau des entrées fait peau neuve

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Le service de la Gestion Administrative du Patient (GAP) est devenu, avec le passage à la T2A, un service indispensable pour la valorisation de l’activité réalisée au sein de l’établissement.

Trop souvent désigné par le terme péjoratif de « bureau des étiquettes », les missions de l’espace accueil/admission de la GAP, dénommé au sein de notre établissement « bureau des entrées », sont essentielles et méritent d’être bien connues par le personnel de l’hôpital ainsi que pour la patientèle.

Le bureau des entrées ainsi que le service de la GAP concourent de manière indispensable à la prise en charge des patients : accueil du patient et de ses proches, saisie des données nécessaires à l’identito-vigilance,  recueil des informations administratives de prise en charge des frais de séjours ou de consultations,   pour aboutir à une facturation au bon patient dans les meilleurs délais.

A cet égard l’admission est une étape centrale au sein de l’ensemble d’un processus. Elle se caractérise par le recueil des données concernant : l’identité du patient, son adresse, ses droits sécurité sociale ou/et mutuelle. Le recueil de ces informations est primordial pour garantir, par exemple, l’envoi des courriers médicaux, la traçabilité des examens et le recouvrement des créances. Sans admission, il ne peut y avoir de facturation et donc de recettes.

Début 2017, la Direction de la Clientèle, sur les orientations du Directeur Général, s’est attachée à améliorer le service rendu au patient en adoptant un plan d’actions visant à développer l’attractivité de l’établissement par une simplification et rationalisation du parcours administratif de notre patientèle (moderniser l’espace d’accueil/attente des admissions centralisées, diminuer les étapes et délais d’attente, améliorer la signalétique de l’établissement en lien avec la DPP).

Le passage par le bureau des entrées (ou par les admissions déconcentrées), marque la première étape du séjour des patients, ce pourquoi le service s’engage à garantir un accueil de qualité, dont les principes peuvent se décliner de la manière suivante : écoute, information, pédagogie,  sourire, relation d’aide. Le passage par le bureau des entrées est bien souvent le lieu premier d’un contact humain entre notre patientèle et notre institution et la première image qu’ils vont en garder.

Aussi, une action emblématique de l’amélioration du service rendu à la patientèle a été la mise en œuvre entre mai et juillet 2017 de travaux au sein du bureau des entrées.
La Direction de la Clientèle est donc très heureuse de vous informer de l’amélioration notable des conditions d’accueil de notre patientèle et de leur famille ainsi que des conditions de travail des agents.